Privacyverklaring

Inleiding

“Oakfield Champignons BV en Oakfield Onroerend Goed BV (hierna: “Oakfield”, “wij”, “we”, “ons”, “onze”) neemt de bescherming van de persoonsgegevens van de personen die in contact komen met haar organisatie serieus. Daarom verwerken wij uw persoonsgegevens in lijn met de geldende wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”) en de uitvoeringsregelgeving (“UAVG”).

Oakfield is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens.

In deze privacyverklaring informeren wij u over de manier waarop wij omgaan met uw persoonsgegevens.” 

Contactgegevens Oakfield

Oakfield Champignons B.V.
Lochtstraat 1
6039 RV  Stramproy (NL)
T +31 (0)495 56 41 13
E info@oakfield.nl 

Welke persoonsgegevens verwerkt Oakfield?

Persoonsgegevens zijn alle gegevens over een geïdentificeerde of identificeerbare persoon, zoals uw naam, telefoonnummer, e-mailadres en online identificator.

Oakfield verwerkt uw persoonsgegevens wanneer u zaken met ons doet, contact met ons opneemt, onze website of bedrijfspanden bezoekt of wanneer u solliciteert bij Oakfield.

Van de contactpersonen van onze klanten en leveranciers verwerken wij:

  • Contactinformatie: naam, adres, functietitel, titulatuur, telefoon- en faxnummer, KvK-nummer, btw-nummer, bankrekeningnummer, website, e-mailadres en andere bedrijfs- en contactinformatie;
  • Communicatie: brieven en e-mailberichten met contactpersonen;
  • Opdrachtinformatie: informatie over de bestellingen van onze klanten of dienstverlening van onze leveranciers;
  • Video- en beeldmateriaal: videobeelden, opnames en materiaal verkregen via de beveiligingscamera’s (CCTV) binnen onze kantoorpanden;
  • Overige: (in sommige gevallen) verklaring omtrent gedrag en gegevens van identiteitsbewijs en gegevens waarvan de verwerking is vereist ingevolge of noodzakelijk is met het oog op de toepassing van wet- of regelgeving.

Wanneer u onze website bezoekt, verwerken wij:

  • Contactinformatie (bij het invullen van het contactformulier op de website): bedrijfsnaam, voornaam, achternaam, e-mailadres, telefoonnummer en de inhoud van uw verzoek/opmerking;
  • Communicatiegegevens: technische gegevens van de apparatuur die wordt gebruikt om de website te bezoeken, zoals IP-adres (privacy-vriendelijk ingesteld), browsergegevens, MAC-adres en de gebruikte software en eventueel uw social media accountnaam en profiel, wanneer u klikt op één van de social media plug-ins (Facebook, LinkedIn en Instagram) op onze website (of wanneer u op een andere manier interacteert met onze social media).
  • Technische gegevens (afhankelijk van uw cookie-instellingen): uw surfgedrag op onze Websites, waaronder muis- en klikgedrag en de tijd en duur van het bezoek op de website.

Wanneer u solliciteert bij Oakfield, verwerken wij:

  • Contact- en basisgegevens, waaronder naam, adres, functietitel, titulatuur, telefoonnummer, KvK-nummer, BTW nummer, bankrekeningnummer, website, e-mailadres en andere contactinformatie;
  • Gegevens die door u worden verstrekt, waaronder geboortedatum, nationaliteit, geboorteplaats en geslacht alsmede gegevens betreffende opleidingen, voorafgaande dienstbetrekkingen en referentiebrieven en andere gegevens relevant met het oog op het vervullen van de functie zoals ontvangen middels een cv, motivatiebrief, cijferlijsten, diploma’s, publicaties en/of na inwinning van informatie bij een referent;
  • Informatie die voortvloeit uit assessments en persoonlijkheidsvragenlijsten die we inwinnen als onderdeel van de sollicitatieprocedure;
  • Informatie die wij ontvangen in het kader van een pre-employement screening, waaronder een kopie van uw paspoort of ander bewijs van uw identiteit;
  • Video- en beeldmateriaal verkregen via de beveiligingscamera’s (CCTV) binnen onze bedrijfspanden;
  • Overige gegevens, waarvan de verwerking is vereist ingevolge of noodzakelijk is met het oog op de toepassing van wet- of regelgeving.

2. Waarom verwerkt Oakfield uw persoonsgegevens? (verwerkingsdoeleinden)

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor zover deze relevant zijn voor het leveren van onze producten en diensten, om u te informeren over onze producten en diensten of om op andere manieren zaken met u te doen.

Meer specifiek verwerken wij uw persoonsgegevens om:

  • bestellingen af te handelen en te plaatsen;
  • contact met u te onderhouden, per e-mail of telefonisch;
  • op uw vragen, opmerkingen of klachten te reageren, al dan niet naar aanleiding van het invullen van het contactformulier op onze website;
  • nieuwsbrieven, uitnodigingen en andere informatieve berichten te sturen over onze producten en diensten;
  • marketing-, PR- en relatiebeheer-gerelateerde informatie te verschaffen;
  • administratieve informatie te versturen (bijvoorbeeld met betrekking tot wijzigingen in onze algemene voorwaarden);
  • voor andere zakelijke doeleinden, bijvoorbeeld het analyseren en managen van onze activiteiten, marktonderzoek, audits, het verbeteren van onze producten en diensten, het bepalen van de effectiviteit van onze reclamecampagnes, het meten van klanttevredenheid en het aanbieden van klantenservice;
  • de (online) dienstverlening te analyseren en verbeteren;
  • het websitegebruik door middel van cookies te analyseren en verbeteren;
  • geanonimiseerde statistische gegevens op te stellen;
  • de website te beveiligen, aan te passen en te verbeteren;
  • uw sollicitatie te behandelen, indien u sollicitant bent bij Oakfield;
  • informatie over u te verstrekken aan derden indien u daarvoor toestemming heeft gegeven of op basis van wet- en/of regelgeving;
  • om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen; en
  • als we geloven dat dit noodzakelijk of passend is.

3. Op basis waarvan mag Oakfield uw persoonsgegevens verwerken? (verwerkingsgrondslagen)

Wij kunnen uw persoonsgegevens verwerken omdat u daar zelf (a) toestemming voor heeft gegeven, (b) omdat wij met u/uw bedrijf/werkgever een overeenkomst gaan sluiten of hebben gesloten, (c) omdat wij een wettelijke verplichting hebben om de persoonsgegevens te verwerken of (d) omdat het voor ons belangrijk is dat wij uw persoonsgegevens verwerken (gerechtvaardigd belang van Oakfield).

Als wij persoonsgegevens verwerken omdat u daarvoor toestemming heeft gegeven, dan kunt u deze te toestemming allen tijde weer intrekken. De verwerking van uw persoonsgegevens tot aan het intrekken van uw toestemming blijft dan rechtmatig. Als wij uw persoonsgegevens verwerken voor ons gerechtvaardigd belang, doen wij dat alleen als dat nodig is voor een goede bedrijfsvoering.

Als u ons uw persoonsgegevens niet wilt verstrekken, terwijl deze nodig zijn om (i) een overeenkomst met u aan te gaan; (ii) een overeenkomst met u uit te voeren; (iii) u meer informatie over onze activiteiten verstrekken of anderszins zaken met u te doen; of (iv) aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen, dan kunnen we geen overeenkomst met u aangaan, u de gevraagde informatie, producten of diensten niet verstrekken en/of geen zaken met u doen.

4. Maakt Oakfield gebruik van cookies?

Ja, Oakfield maakt gebruik van cookies op haar websites. Cookies zijn kleine tekstbestanden die door uw browser op uw computer worden opgeslagen. Deze hebben tot doel onze website gebruiksvriendelijker, effectiever en veiliger te maken.

Wilt u meer weten over op welke manier wij gebruik maken van cookies, raadpleeg dan onze cookieverklaring.

5. Wie heeft toegang tot uw Persoonsgegevens?

Wij delen uw persoonsgegevens niet met bedrijven, organisaties en individuen buiten Oakfield, behalve indien dat noodzakelijk is in de volgende omstandigheden:

  • Uitvoering van een overeenkomst: Verstrekking van uw persoonsgegevens aan derde organisaties is toelaatbaar wanneer dit noodzakelijk is om onze contractuele verplichtingen jegens u na te komen. Onderdeel hiervan is het verwerken van uw bestellingen/opdracht en leveren van onze producten en diensten. Met bedrijven die uw persoonsgegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij voor zover noodzakelijk verwerkersovereenkomsten, om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. Wij blijven verantwoordelijk voor deze verwerkingen. 
  • Voor externe verwerking: We verstrekken persoonsgegevens aan onze partners zodat ze gegevens voor ons kunnen verwerken, op basis van onze instructies en in met in achtneming van passende vertrouwelijkheids- en beveiligingsmaatregelen. Onder onze partners verstaan wij onder meer onze IT-leveranciers en beheerder van het CRM-systeem. 
  • Met uw toestemming: Met uw toestemming kunnen wij uw persoonsgegevens aan andere partijen doorgeven. De toestemming geldt alleen als duidelijk is waar u uw toestemming voor geeft en wat de gevolgen daarvan zijn.
  • Wettelijke verplichting: We delen persoonsgegevens als we van mening zijn dat openbaarmaking van de gegevens noodzakelijk is om te voldoen aan de van toepassing zijnde wet- en regelgeving, wettelijke procedures of verzoeken van overheidsinstanties. Indien een wettelijke verplichting dit van ons vereist, zullen wij uw persoonsgegevens verstrekken.

Oakfield maakt afspraken met de ontvangers van uw persoonsgegevens om ervoor te zorgen dat de persoonsgegevens vertrouwelijk worden behandeld en worden beveiligd.

6. Draagt Oakfield uw gegevens over naar andere landen?

In beginsel delen wij geen gegevens met ontvangers buiten de Europese Economische Ruimte (“EER”). Als wij toch gegevens moeten delen met ontvangers buiten de EER, zorgen wij voor afspraken met deze ontvangers die voldoen aan de eisen die de AVG stelt, zodat sprake is van een passend beschermingsniveau.

7. Hoe lang bewaart Oakfield uw persoonsgegevens?

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk, tenzij er een wettelijke plicht op ons rust om uw persoonsgegevens langer te bewaren. Ons basisprincipe is dat wij persoonsgegevens alleen bewaren zo lang dat nodig is om u onze producten en/of diensten te kunnen leveren. Indien u bijvoorbeeld uw e-mailadres heeft verstrekt, zodat wij u op de hoogte kunnen houden van bijvoorbeeld onze producten en diensten en overige ontwikkelingen binnen Oakfield, zullen wij uw gegevens voor dat doeleinde nog wel bewaren.

Na de bewaartermijn verwijderen of anonimiseren we de persoonsgegevens, tenzij we bepaalde persoonsgegevens voor andere doeleinden moeten bewaren. Dit gebeurt echter alleen indien we een juridische grondslag hebben voor het bewaren van uw persoonsgegevens en onder de voorwaarde dat deze gegevens alleen toegankelijk zijn voor dit specifieke doeleinde.

Persoonsgegevens van sollicitanten worden 4 weken na het einde van de sollicitatieprocedure verwijderd, tenzij de sollicitant in dienst treedt bij Oakfield of ons toestemming geeft om de sollicitatiegegevens langer (ten hoogste 1 jaar) in onze portefeuille te houden.

8. Welke maatregelen neemt Oakfield om uw persoonsgegevens te beschermen?

 Wij nemen de bescherming van uw gegevens serieus en nemen passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Zo hebben wij onder meer toegangscontrole doorgevoerd, gebruiken wij passende systeem- en netwerkbeveiligingsmaatregelen zoals firewalls en patches, beschermen wij draagbare apparaten met passende wachtwoorden en is iedereen die is betrokken bij de organisatie van Oakfield verplicht uw persoonsgegevens vertrouwelijk te behandelen.

Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn, of er aanwijzingen zijn van misbruik, of u andere vragen heeft, neem dan contact op via de gegevens die bovenaan deze privacyverklaring zijn opgenomen.

9. Welke rechten heeft u ten aanzien van de verwerking van uw persoonsgegevens?

Op grond van de AVG kunt u de volgende rechten uitoefenen met betrekking tot uw persoonsgegevens.

  • Recht op inzage: u heeft het recht om ons te vragen om inzage in de persoonsgegevens die wij over u hebben. In onze reactie lichten wij toe welke persoonsgegevens wij van u hebben verwerkt of nog verwerken, en geven wij u daar een kopie van. Ook lichten wij toe voor welke doelen de gegevens zijn of worden verwerkt, met wie de gegevens worden gedeeld, hoe lang deze naar verwachting nog zullen worden opgeslagen, en welke overige rechten u geldend kunt maken.
  • Recht op rectificatie: u heeft het recht om ons te verzoeken uw gegevens te corrigeren of aan te vullen. Wij motiveren onze reactie. Gaan wij tot verbetering over, dan ontvangt u van ons een aanvullende verklaring. Die verklaring ontvangen ook eventuele ontvangers van uw onjuiste of onvolledige gegevens.
  • Recht van bezwaar: u heeft het recht bewaar te maken tegen verwerking van uw persoonsgegevens. Dat geldt in het bijzonder voor profielen die wij op basis van uw persoonsgegevens hebben aangemaakt. Wij zullen verwerking van uw gegevens na ontvangst van uw bezwaar staken, tenzij wij dwingende gerechtvaardigde redenen kunnen aanvoeren die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden. Verwerken wij uw persoonsgegevens voor direct marketingdoeleinden, dan mag u daar te allen tijde bezwaar tegen maken en zullen wij de verwerking direct staken.
  • Recht op het beperken van de bewerking: u heeft het recht ons te verzoeken de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken zo lang wij een verzoek in behandeling hebben, bijvoorbeeld een rectificatieverzoek. U kunt ons ook om beperking van de verwerking van uw gegevens vragen als u van mening bent dat wij uw gegevens onrechtmatig verwerken of deze niet meer nodig hebben, of als u bezwaar heeft gemaakt tegen (verdere) verwerking. Na ontvangst van uw verzoek zullen wij de gegevens alleen nog verwerken met toestemming of vanwege gewichtige redenen (zoals een gerechtelijke procedure).
  • Recht op vergetelheid of verwijdering: u heeft het recht om ons te vragen uw persoonsgegevens te vernietigen. Indien wij wettelijk verplicht zijn om bepaalde persoonsgegevens te blijven verwerken, kunnen wij echter niet aan dit verzoek voldoen.
  • Recht op dataportabiliteit (overdracht van gegevens): U heeft het recht ons te verzoeken uw persoonsgegevens over te dragen aan een derde partij die u aanwijst. Dit recht kan alleen worden uitgeoefend wanneer u de gegevens zelf aan ons heeft verstrekt en wanneer wij die gegevens geautomatiseerd verwerken op basis van uw toestemming of om onze verplichtingen uit een overeenkomst met u uit te voeren.
  • Recht niet te worden onderworpen aan geautomatiseerde besluitvorming: U heeft het recht niet te worden onderworpen aan geautomatiseerde besluitvorming, inclusief profilering, waaraan voor u rechtsgevolgen of andere aanmerkelijke gevolgen zijn verbonden. In beginsel maakt Oakfield geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming. Mocht u het vermoeden hebben toch te zijn onderworpen aan een geautomatiseerd besluit en het niet eens zijn met de uitkomst, dan kunt u contact opnemen met ons via de bovenstaande contactgegevens en ons verzoeken het besluit te heroverwegen.
  • Recht op intrekken van verleende toestemming: bij verwerkingen van persoonsgegevens die gebaseerd zijn op uw toestemming, kunt u die toestemming te allen tijde intrekken. De verwerking van deze persoonsgegevens tot aan het intrekken van de toestemming is wel rechtmatig.

Oakfield zal binnen 4 weken (inhoudelijk) reageren op uw verzoek. In bijzondere omstandigheden kan dit langer duren, tot maximaal 3 maanden. Wij zullen u dan binnen 1 maand laten weten hoe dit komt.

Zorg ervoor dat het steeds duidelijk is welk recht u precies wilt uitoefenen en op welke manier u de informatie wenst te ontvangen. Houd er rekening mee dat we in bepaalde gevallen meer informatie nodig hebben, bijvoorbeeld een kopie van uw legitimatiebewijs. We willen zeker zijn dat we de juiste persoon helpen.

10. Waar kunt u terecht bij vragen of klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens?

Bij vragen of klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u contact met ons opnemen aan de hand van de contactgegevens die bovenaan deze privacyverklaring zijn vermeld.

Daarnaast heeft u altijd de mogelijkheid een klacht in te dienen bij de privacy toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

11. Wordt deze privacyverklaring gewijzigd?

Wij behouden ons het recht voor deze privacyverklaring aan te passen. De actuele versie wordt steeds op deze pagina gepubliceerd.

Deze versie van de privacyverklaring is vastgesteld op 16-11-2023.